Di era digital saat ini, data karyawan menjadi salah satu aset paling berharga sekaligus paling rentan. Dari formulir rekrutmen hingga catatan kinerja, departemen HR di Indonesia mengelola sejumlah besar informasi pribadi setiap hari. Dengan diberlakukannya UU Perlindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022), perusahaan wajib menerapkan tata kelola data yang transparan, aman, dan bertanggung jawab di setiap tahap pengelolaan data karyawan.

Konsep Utama
UU PDP mendefinisikan data pribadi secara luas, meliputi informasi yang dapat mengidentifikasi seseorang—seperti nama, nomor identitas, data gaji, hingga informasi kesehatan. Dalam konteks HR, “pemrosesan data” mencakup pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, transfer, dan penghapusan data karyawan. Perusahaan bertindak sebagai “pengendali data” yang bertanggung jawab penuh atas perlindungan dan penggunaan data tersebut.

Kerangka Hukum di Indonesia
Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 dan PP No. 71 Tahun 2019, perusahaan wajib menerapkan langkah keamanan siber dan mekanisme pelaporan kebocoran data. Pelanggaran seperti penyalahgunaan atau pengungkapan data tanpa izin dapat dikenakan sanksi administratif, pidana, atau perdata. Kementerian Kominfo memiliki kewenangan untuk mengawasi dan menindak pelanggaran tersebut.

Kasus Nyata di Indonesia
Pada tahun 2023, kebocoran data karyawan dari sebuah bank swasta yang berisi informasi gaji dan nomor identitas tersebar di media sosial. Kominfo melakukan penyelidikan publik dan mewajibkan audit keamanan internal di seluruh lembaga keuangan. Kasus ini menegaskan pentingnya kontrol internal yang kuat dalam sistem HR.

Praktik Terbaik bagi Perusahaan Asing
Perusahaan asing perlu menyelaraskan kebijakan privasi global mereka dengan UU PDP Indonesia. Langkah penting meliputi memperoleh persetujuan tertulis, mengenkripsi data, membatasi akses, serta menunjuk Petugas Perlindungan Data (DPO) lokal. Audit data dan pelatihan kesadaran privasi bagi karyawan juga sangat direkomendasikan.

Kesimpulan
Privasi data karyawan kini menjadi bagian penting dari kepercayaan dan etika perusahaan. Dengan mematuhi UU PDP, perusahaan dapat menghindari sanksi sekaligus membangun budaya kerja yang menghormati hak pribadi.

References:
Law No. 27/2022 (PDP Law); Government Regulation No. 71/2019; Ministry of Communication and Informatics Regulations.